Secretaria

HORÁRIO DE ATENDIMENTO:

• Segunda a Sexta-feira

• 08h às 12h e das 13h30min às 17h30min

SÃO ATRIBUIÇÕES DA SECRETARIA:

1. • Planejar, organizar e dirigir os serviços de secretaria;
   • Assessorar o Pró-Reitor e as Diretorias;
   • Coletar informações para a realização de ações;
   • Redigir documentos e elaborar relatórios;
   • Executar serviços de protocolo e controlar correspondências e arquivos da Pró-Reitoria;
   • Organizar e distribuir atividades de expediente e outras correlatas à secretaria.

• Assessorar o Pró-Reitor e direções:

1. • Administrar agenda pessoal das direções; despachar com a direção; colher assinatura; priorizar, marcar e cancelar compromissos; definir ligações telefônicas; administrar  pendências; definir  encaminhamento  de  documentos; assistir  à  direção em reuniões; secretariar reuniões.

• Atender pessoas:

1. • Recepcionar pessoas; fornecer informações; atender pedidos, solicitações e chamadas telefônicas; filtrar ligações; anotar e transmitir recados; orientar e encami-nhar pessoas; prestar atendimento  especial a autoridades e usuários diferenciados.

• Gerenciar informações:

1. • Ler   documentos;   levantar   informações;   consultar   outros   departamentos;   criar   e manter atualizado banco de dados; cobrar ações, respostas, relatórios; controlar cronogramas, prazos; direcionar informações; acompanhar processos; reproduzir documentos.

• Elaborar documentos:

1. • Redigir ofícios, memorando, cartas; convocações, atas; pesquisar bibliografia; elaborar relatórios; digitar e formatar documentos; elaborar convites e convocações, planilhas e gráficos; preparar apresentações; transcrever textos.

• Controlar correspondência:

1. • Receber, controlar, triar, destinar, registrar e protocolar correspondência e correspondência eletrônica (e-mail); controlar malote.

• Arquivar documentos:

1. • Identificar o assunto e a natureza do documento; determinar a forma de arquivo; classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos; arquivar correspondência; administrar e atualizar arquivos, dominar informática.

• Utilizar recursos de Informática.

• Executar   outras   tarefas   de   mesma   natureza   e   nível   de   complexidade associadas ao ambiente organizacional.