Responsável pela implementação da Gestão Documental de forma integrada e uniforme, institucionalizando a política de arquivamento documental com respaldo ao Código de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos elaborados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos desta Universidade, garantindo a guarda, conservação, preservação, recuperação de informações e acesso aos documentos para fins de interesse pessoal e à memória institucional, e ainda estabelecer critérios e normas aos procedimentos de digitalização de documentos.
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)
Sobre
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Universidade Estadual de Ponta Grossa – CPAD-UEPG instituída pela Portaria R no 2023.616, de 17 de agosto de 2023, tem como missão orientar e realizar o processo de análise, avaliação, seleção e classificação da documentação produzida e acumulada no âmbito da UEPG, dando suporte às unidades pedagógicas e administrativas de identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
Seu objetivo é instituir uma política de gestão de documentos no âmbito da Instituição, a fim de identificar necessidades e harmonizar as proposições apresentadas pelas Comissões de áreas com vistas à avaliação, seleção e preservação de seu patrimônio documental, observando os dispositivos contidos na Legislação Federal e Estadual vigentes, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Competirá, entre outras atribuições, a elaboração, alteração e manutenção do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos da UEPG, com critérios instituídos através de instruções normativas, observados o disposto no Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná.
A Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD, é o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos por um órgão, determinando os prazos de guarda desses no Arquivo Corrente, transferência para o Arquivo Intermediário, eliminação ou recolhimento para o Arquivo Permanente.
Para o desenvolvimento deste trabalho determinou-se inicialmente a triagem dos documentos acumulados que cumpriram os prazos de guarda estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Atividades-Meio,disponível no Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná, e que estejam em fase de eliminação.
Para as atividades-fim, cada instituição será responsável pela elaboração de sua tabela, vinculada a Tabela de Temporalidade, devendo haver a participação da CPAD na elaboração das tabelas.
ATIVIDADES-MEIO – conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório, que apesar de contribuírem para o efetivo desenvolvimento da Instituição, não possuem relação direta com o ensino, pesquisa e extensão.
ATIVIDADES-FIM – conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento, ações direta com o ensino, pesquisa e extensão.
APOIO COMUNIDADE
Contaremos com a participação da comunidade universitária no sentido de que haja uma lista de eliminação de documentos (observe-se que a princípio apenas deverá ser realizada uma triagem e listagem destes documentos) que será encaminhada e submetida à análise da CPAD/UEPG para posterior providências de eliminação, se for o caso, atendendo os ditames legais.
- O prazo de arquivamento deve contar a partir do primeiro dia útil do exercício seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam despesas, cujo prazo é contado a partir da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas
Para a efetivação do processo de eliminação de documentos deverão ser cumpridos os seguintes procedimentos:
| PROCEDIMENTOS | OBJETIVOS | INSTRUMENTOS | QUEM | |
| Listagem de Eliminação de Documentos | Registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados. | Anexo 1 Resolução no 44/2020 – CONARQ | Responsável pelo órgão |  |
| Ata da Comissão Permanente de Gestão Documental | Aprovar a relação/listagem dos documentos a serem eliminados. | Ata | CPAD | |
| Edital de Ciência de Eliminação de Documentos | Tem por objetivo dar publicidade, em periódicos oficiais, ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos sob a sua guarda. | Anexo 2 Resolução no 44/2020 – CONARQ | CPAD | |
| Termo de Eliminação de Documentos | Registrar as informações relativas ao ato de eliminação. | Anexo 3 Resolução no 44/2020 – CONARQ | CPAD | |
| Encaminhar para publicação no DOE, o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos | Publicar no Diário Oficial do Estado do Paraná. | Edital | CPAD | |
| Proceder a fragmentação dos documentos (manual ou mecânica). | Eliminação de documentos públicos, com a supervisão de servidor autorizado. | Doação – nos termos da legislação em vigor | CPAD |
Tabela de Temporalidade
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
A Tabela de Temporalidade é o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos, determinando os prazos de guarda no arquivo corrente ou setorial, sua transferência para o arquivo intermediário ou geral, a eliminação ou recolhimento para a Divisão de Documentação Permanente do Arquivo Público do Estado.
A Tabela é um instrumento da gestão documental e passível de alterações na medida em que a produção de documentos se altera, devido a mudanças sociais, administrativas e jurídicas. No entanto, alterações de qualquer natureza devem partir do órgão regulador da política de arquivos.
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL: Os assuntos/tipos documentais relacionados na Tabela correspondem aos documentos produzidos pelas atividades-meio dos órgãos. São tipos documentais já consagrados pelo uso e alguns identificados na legislação que regula as atividades do setor.
PRAZO DE ARQUIVAMENTO: O tempo de guarda dos documentos está relacionado ao seu ciclo de vida. Aos arquivos setoriais interessa ter acesso aos documentos que estão sujeitos a consulta diariamente. O prazo de arquivamento não deve exceder a cinco anos, incorrendo no risco de acumular documentos desnecessários ao uso corrente e dificultar o acesso.
A documentação que cumpriu sua função imediata, mas contém informações de caráter probatório, deve ser transferida para o arquivo intermediário do órgão. Documentos com longo período de valor probatório, poderão ser transferidos à Divisão de Documentação Intermediária do Arquivo Público do Estado. O terceiro estágio prevê o recolhimento da documentação produzida pelos órgãos públicos que tem informações sobre o desempenho de sua função junto à sociedade. Esta produção documental de valor permanente receberá um tratamento arquivístico que contempla sua conservação, arranjo e descrição para estar disponível à pesquisa.
COMO UTILIZAR A TABELA DE TEMPORALIDADE
A Tabela de Temporalidade de Documentos deve ser utilizada no momento de classificação e avaliação da documentação. Proceder da seguinte forma:
- verificar se os documentos estão classificados de acordo com os assuntos do Código de Classificação de Documentos;
- documentos que se referem a dois ou mais assuntos, deverão ser classificados e agrupados ao conjunto documental (dossiê, processo ou pasta) que possui maior prazo de arquivamento ou que tenha sido destinado à guarda permanente;
- o prazo de arquivamento deve se contar a partir do primeiro dia útil do exercício seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam despesas, cujo prazo de arquivamento é contado a partir da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas;
- eliminar as cópias e vias, quando o documento original estiver no conjunto documental (dossiê, processo ou pasta);
- proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
- elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para o arquivo intermediário do órgão ou entidade, ou para a Divisão de Documentação Intermediária do Arquivo Público do Estado;
OBS. QUANDO HOUVER PROCESSO JUDICIAL OS PRAZOS DE ARQUIVAMENTO DEVEM SER SUSPENSOS ATÉ A CONCLUSÃO DO MESMO
AVALIAÇÃO DOCUMENTAL
A Avaliação Documental é realizada em cada órgão pela Comissão de Área, submetida posteriormente à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Considera-se na avaliação os valores primário e secundário dos documentos.
- valor primário refere-se ao valor do documento para atender aos fins pelo qual foi produzido, sejam esses fins de caráter administrativo, legal ou fiscal. Os documentos apenas com valor primário podem ser eliminados após o cumprimento do prazo de arquivamento estabelecido na Tabela de Temporalidade.
- valor secundário refere-se ao valor do documento para atender outros fins que não são, necessariamente, aqueles pelos quais foi criado. Os documentos com valor secundário apresentam interesse cultural, científico, tecnológico ou histórico. Devem ser preservados em caráter permanente, mesmo já tendo cumprido suas finalidades primeiras.
ELIMINAÇÃO
A eliminação de documentos é definida após análise da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que julga os valores primário e secundário dos documentos seguindo os critérios indicados no Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná e os prazos de arquivamento.
Segundo a Resolução nº40, de 09/12/2014 (atualizada pela Resolução nº 44 de 14.02.2020), definidas pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, o registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio dos seguintes instrumentos, que são de guarda permanente:
- Listagem de Eliminação de Documentos Tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados.
- Edital de Ciência de Eliminação de Documentos. Tem por objetivo tornar público, em periódicos oficiais, o ato de eliminação dos acervos arquivísticos. O modelo do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, baseia-se na Resolução Federal nº5, de 30/09/1996, definida pelo CONARQ, que dispõe sobre o assunto e dá outras providências.
- Termo de Eliminação de Documentos. Tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação.
A LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS será preenchida pelo órgão responsável e após encaminhada à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, conforme modelo anexo, a qual, após a avaliação acima mencionada, tomará as medidas necessárias para o prosseguimento das etapas seguintes.
OBSERVE-SE QUE A AVALIAÇÃO INICIAL SE PROCEDERÁ APENAS PARA AS ATIVIDADES-MEIO DO ÓRGÃO E POSTERIORMENTE SERÁ IMPLANTADA PELA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS A TABELA DE TEMPORALIDADE PARA AS ATIVIDADES-FIM, QUE SÃO DEFINIDAS COMO:
ATIVIDADES-MEIO: atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Também chamada atividade mantenedora, ou seja, conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório, que apesar de contribuírem para o efetivo desenvolvimento da Instituição, não possuem relação direta com o ensino, pesquisa e extensão
ATIVIDADES-FIM: atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Também chamada atividade finalística, ou seja, conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento, ações direta com o ensino, pesquisa e extensão.